Preguntas Frecuentes

 

Archivo
 
1.
 ¿Cuál es el concepto del Archivo General de la Nación sobre la radicación de las comunicaciones oficiales por correo electrónico?
El artículo 13 del Acuerdo 060 de 2001 señala "Las entidades que dispongan de internet y servicios de xorreo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas, las unidades de correspondencia tendrán control de las mismas", realizado el seguimiento a las comunicaciones enviadas y recibidas, se deben radicar aquellas contempladas en la TRD y las que desarrollen un trámite. En caso de que la entidad no cuente con herramientas y tecnologías que faciliten el manejo de las comunicaciones por correo electrónico, de ser necesario deberán imprimirlas para ser integradas a las series radicadas en la Ventanilla Única Documental.
 
2.
 ¿Que son comunicaciones oficiales?
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado.
 
3.
 ¿A que hace referencia el termino correspondencia?
A todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, citando el nombre o el cargo del funcionario, esta no genera trámites para la entidad.
4.
 ¿Qué es un documento electrónico?
Es el registro de información general recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en este medio durante su ciclo vital, es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
 
5.
 ¿Qué es un programa de gestión documental?
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, está compuesto por 8 pasos: