Preguntas Frecuentes Archivo
1 | ¿Cuál es el concepto del Archivo General de la Nación sobre la radicación de las comunicaciones oficiales por correo electrónico? |
El artículo 13 del Acuerdo 060 de 2001 señala «Las entidades que dispongan de internet y servicios de xorreo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas, las unidades de correspondencia tendrán control de las mismas», realizado el seguimiento a las comunicaciones enviadas y recibidas, se deben radicar aquellas contempladas en la TRD y las que desarrollen un trámite. En caso de que la entidad no cuente con herramientas y tecnologías que faciliten el manejo de las comunicaciones por correo electrónico, de ser necesario deberán imprimirlas para ser integradas a las series radicadas en la Ventanilla Única Documental. | |
2. | ¿Que son comunicaciones oficiales? |
| Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado. | |
3. | ¿A que hace referencia el termino correspondencia? |
A todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, citando el nombre o el cargo del funcionario, esta no genera trámites para la entidad. | |
4. | ¿Qué es un documento electrónico? |
| Es el registro de información general recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en este medio durante su ciclo vital, es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. | |
5. | ¿Qué es un programa de gestión documental? |
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, está compuesto por 8 pasos: | |
