Preguntas Frecuentes
En esta sección podrás encontrar una lista de preguntas y respuestas que surgen frecuentemente dentro de un determinado contexto y para un tema en particular. En nuestro caso, las preguntas frecuentes están distribuidas de acuerdo a los procesos misionales.
- Archivo
- Bienestar universitario
- Control interno
- Gestión académica
- Gestión de investigación
- Gestión de talento humano
1. ¿Cuál es el concepto del Archivo General de la Nación sobre la radicación de las comunicaciones oficiales por correo electrónico?
El artículo 13 del Acuerdo 060 de 2001 señala «Las entidades que dispongan de internet y servicios de xorreo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas, las unidades de correspondencia tendrán control de las mismas», realizado el seguimiento a las comunicaciones enviadas y recibidas, se deben radicar aquellas contempladas en la TRD y las que desarrollen un trámite. En caso de que la entidad no cuente con herramientas y tecnologías que faciliten el manejo de las comunicaciones por correo electrónico, de ser necesario deberán imprimirlas para ser integradas a las series radicadas en la Ventanilla Única Documental.
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del medio utilizado.
A todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, citando el nombre o el cargo del funcionario, esta no genera trámites para la entidad.
Es el registro de información general recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en este medio durante su ciclo vital, es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, está compuesto por 8 pasos:
Como proceso misional y transversal dentro de la institución y con miras a la formación del «Ser Integral», crear las políticas, generar estrategias y emprender acciones complementarias a la academia y a la investigación, a través de tres políticas:
– Desarrollo humano
– Salud integral
– Integración con la sociedad
Política de Desarrollo humano: Las acciones de BU en el área de desarrollo humano deben facilitar en cada persona el mejor conocimiento de sí mismo y de los demás miembros de la comunidad, fomentar su capacidad de relacionarse y comunicarse; desarrollar el sentido de pertenencia y compromiso individual con la institución y fortalecer las relaciones humanas dentro de ells para lograr una verdadera integración que redunde en beneficio del entorno social. A través de actividades de capacitación, el relacionamiento con el medio ambiente, el arte, la cultura y el deporte.
Política de Salud integral: Las acciones de BU en el área de salud, procuran el mejoramiento permanente de las condiciones físicas y psíquicas de los miembros de la comunidad Intenalquina, a través de los servicios de consulta médica, odontológica, psicológica y espiritual.
Política de Integración con la Sociedad: Las acciones de BU que implica la relación con el sector productivo a través de la Bolsa de Empleo (Estudiantes y Egresados) y los Contratos de Aprendizaje con los estudiantes de la institución, también se coordinan las actividades de los Egresados, manejo de proyectos de asociación para fines específicos, en si, toda la formulación de actividades relacionadas con ellos.
Son los usuarios de los servicios y actividades que ofrece el Proceso de Bienestar universitario:
– Los profesores
– Los estudiantes activos de pregrado, extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano en la modalidad presencial
– Los empleados y excepcionalmente su núcleo familiar
– Demás servidores públicos acorde con la ley
– Los egresados
Las clases en las diferentes expresiones culturales y los servicios de salud, están incluidos en la matrícula académica y financiera.
Es el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos..
Modelo Estándar de Control Interno, que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las entidades del estado; es una herramienta que permite el proceso de gestión.
De acuerdo a la Ley 87 de 1993, funciones de Control Interno las siguientes:
– Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.
– Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
– Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función .
– Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
– Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.
– Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados.
– Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos necesarios.
– Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
– Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.
– Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallasen su cumplimiento.
Los programas que ofrece a nivel Técnico Profesional en son:
– Operaciones de Comercio Exterior
– Procesos de Mercadeo
– Costos y Contabilidad
– Procesos Administrativos
– Procesos Administrativos de Seguridad y Salud en el Trabajo
Programas de Tecnología por Propedéutica:
– Gestión de Mercadeo
– Gestión de Comercio Exterior
– Gestión Contable y Tributaria
– Gestión Empresarial
Programas de Educación para el Trabajo el Desarrollo Humano.
Orientados a la Salud:
– Auxiliar Administrativo en Salud
– Auxiliar en Enfermería
– Auxiliar en Salud Pública
– Auxiliar de Salud Oral
– Auxiliar en Servicios Farmacéuticos
Programas de Educación para el Trabajo el Desarrollo Humano. Orientados a otras áreas:
– Auxiliar en Educación y Primera Infancia
– Tránsito y Transporte
– Los programas técnicos profesionales tienen una duración de cinco (5) semestres, es decir dos años y medio.
– Los programas de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano tienen una duración de tres (3) semestres, es decir un año y medio.
Siempre en esta misma página web se actualizan los Derechos Pecuniarios por año.
Lo pueden consultar desde el Título: INFORMACIÓN INSTITUCIONAL DERECHOS PECUNIARIOS AÑO Correspondiente.
– Fotocopia del Diploma de Bachiller (Autenticado) *
– Fotocopia del Acta de Grado de Bachiller (Autenticada)*
-Fotocopia del Documento de Identidad*
– Pruebas del ICFES original*
– Tres (3) fotos tamaño 3×4 cms.*
– Recibo de pago de la inscripción*
Los requisitos para optar el título de Técnico Profesional, son:
Haber cursado y aprobado todas las asignaturas del plan de estudios*
– Paz y Salvo de Admisión, Registro y Control Académico*
– Trabajo de Grado aprobado*
– Paz y Salvo Financiero*
– Paz y Salvo de Biblioteca*
– Recibo de pago de los Derechos de Grado*
– Trabajo de grado*
– Pasantía*
– Empresa creada*
– Promedio académico mínimo Cuatro punto Cinco (4.5)*
– Práctica empresarial*
Es el órgano promotor y evaluador de las políticas de investigación y significa el punto de partida para la institucionalización del quehacer investigativo en el instituto. Su característica es la interdisciplinariedad según las líneas establecidas por los diferentes programas.
– Asesorar al Consejo Académico en la adopción de políticas de investigación científica y tecnológica.
– Aprobar los proyectos de investigación institucionales que se presenten y recomendar la asignación de recursos para el desarrollo de los mismos.
– Proponer de acuerdo a las políticas generales del instituto, las normas generales sobre investigación técnica, tecnológica y científica.
– Resolver y prestar asistencia a las distintas dependencias del instituto sobre las consultas que le formulen los diferentes estamentos de la institución, afines a los objetivos y funciones del comité.
– Proponer al Consejo Académico los criterios y procedimientos sobre la presentación, aprobación y publicación de proyectos de investigación.
– Efectuar reuniones periódicas ordinarias con los miembros, por lo menos una vez al mes y/o extraordinarias cuando las necesidades lo requieran.
– Las demás que le sean asignadas por el Consejo Directivo, Consejo Académico y la Rectoría, que correspondan a su naturaleza.
Los casos en los cuales se pueden retirar las cesantías consignadas en el Fondo Nacional del Ahorro, son los siguientes:
– Estando desempleado, para lo cual debe demostrarlo presentando carta de desvinculación o constancia de retiro.
– Para comprar, mejorar o liberar hipoteca de su vivienda o la del cónyuge o compañero permanente.
– Para pagar la matrícula de la carrera universitaria o posgrado del trabajador, el de su cónyuge o compañero permanente o sus hijos.
Según la Ley 1280 de 2009, sólo en caso de fallecimiento del cónyuge del trabajador, su compañero o comapñera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, se puede conceder una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles. Este hecho deberá demostrarse mediante documento expedido por la autoridad competente (certificado de defunción), dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia.
El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) es el responsable de diseñar, dirigir e implementar el Sistema General de Información Administrativa; el subsistema de recursos humanos hace parte integrante de este sistema y contiene información sobre: número de empleados, trabajadores oficiales y contratistas; novedades de ingreso y retiro de personal; carrera a la que pertenecen los empleados, sea esta general, específicas ó especiales; sistemas de bienestar y capacitación.
El Sistema Único de Información de Personal (SUIP), administrado por el DAFP, cumple los propósitos de dicho subsistema. El registro sistematizado de recursos humanos es un sistema de información que, al permitir la formulación de programas internos y toma de decisiones en la materia, requiere de la información que se maneja a través del SUIP; sin embargo, cada entidad puede organizar, sistematizar y actualizar información complementaria que considere necesaria para facilitar los procesos de gestión de su talento humano.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, mientras se surte el proceso de selección y una vez convocado el cargo a concurso, los empleados de carrera tienen derecho a ser encargados si acreditan los requisitos, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño es sobresaliente. El encargo debe recaer en el servidor que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos para este. De, no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente.